СТОП-ЛИСТ.ИНФО - АИС Архив организации
АИС Архив организации

Автоматизированная информационная система «Архив организации»
Система решает следующие задачи:- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование хранящихся в архиве документов;
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на государственное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Система осуществляет поддержку функций архива организаций:
- ведение списка подразделений с указанием ответственных за передачу документов в архив;
- прием документов в архив по сдаточной описи из структурных подразделений;- регистрация сдаточных описей;
- формирование архивных описей (постоянного срока хранения, временного срока хранения, по личному составу);
- ведение реестров сдаточных и архивных описей;
- создание и пополнение Дела фонда;
- формирование и ведение списков архивных описей дел, подготовленных и переданных на государственное хранение в государственный архив;
- учет данных по условиям хранения документов;
- регистрация внутренних и внешних запросов;
- учет использованных архивных документов для подготовки ответов на запросы;
- учет выданных дел во временное пользование;
- получение аналитических сводок по исполнению запросов;
- поиск информации по архивным описям и внутренним описям дел.
В программе предусмотрено ведение подразделов: правовой статус архива, нормативно-методические документы, формы документов.
Для удобства пользования в состав подраздела «формы документов» вошли следующие шаблоны документов:
опись дел временного хранения;
опись дел по личному составу;
опись особо ценных документов;
опись дел постоянного хранения;
опись электронных документов постоянного хранения;
акт о неисправимых повреждениях;акт о необнаружении дел;
акт проверки наличия и состояния дел;акт передачи на хранение в государственный архив;
акт о выделении к уничтожению дел;акт выдачи дел во временное пользование;
акт приема-передачи при смене руководства;номенклатура дел по годам организации.

При работе с базой данных используются справочники по информационным документам, по запросам, топографии и т.д. В программе предусмотрена возможность добавления записей во все справочники.

Система позволяет получать в автоматизированном режиме:
«паспорт архива» («сведения о документах»,
«условия хранения»);
«реестр архивных описей»;
«реестр сдаточных описей»;
«сведения по фонду»;
«внутренние запросы»;
«внешние запросы»;
«внутренние запросы по результатам поиска»;
«внешние запросы по результатам поиска».

Режимы работы программы обеспечивают: ввод и корректировку записей, поиск записей, получение статистических данных, формирование выходных документов, сервисные возможности.

Программа проста и удобна. С ней может работать любой специалист, знающий компьютер на уровне пользователя с минимальными навыками работы с текстовым редактором Word.

Аппаратные средства: персональный компьютер типа IBM PC Pentium 165 и выше, с объемом оперативной памяти не менее 16 Мбайт; цветной монитор типа SVGA с разрешением 600х800; лазерный принтер.

Операционная среда:WINDOWS'98 и выше, русифицированный драйвер клавиатуры, обязательное наличие автоматизированной системы Microsoft Access-2002.

Реализация АИС «Архив организации» осуществляется по договорам, заключенным непосредственно напрямую с учреждениями и организациями.

Программа вместе с руководством пользователя распространяется на электронном носителе, при этом ВНИИДАД оказывает консультационные услуги по внедрению программы «Архив организации», а архивы организаций проводят тестирование и дают отзывы по результатам внедрения.
Обязательные условия для архивов организаций: не копировать и не распространять данный программный продукт.

Источник: http://www.vniidad.ru/index.php?catid=197:2010-06-10-10-43-16&id=1172:2010-06-10-10-27-59&Itemid=627&option=com_content&view=article










Реклама на сайте